Event branżowy daje dużo możliwości promocyjnych dla danej firmy. Pozwala na odkrycie własnych możliwości, kreatywności oraz intrygującego podejścia. Jest to nie lada wyzwanie, ponieważ to wieloetapowe zadanie, które wymaga odpowiedniej synchronizacji takich aspektów jak planowanie, realizacja oraz nadzorowanie pozostałych elementów. To przedsięwzięcie dla osób o mocnych nerwach, gdyż wymaga wiele stresu, wysiłku i pracy, szczególnie na moment przed eventem. Warto wiedzieć jak zorganizować dobrej jakości event, niezależnie od tego czy będą to konferencje w Krakowie, Poznaniu czy w samej stolicy.
Właściwa organizacja
Dobra organizacja wymaga dokonania zestawienia kilku elementów w jedną, spójną całość. Bazuje ona na pracy zespołowej, która oparta jest na kreatywnym podejściu i bogatej wyobraźni połączonej z wnikliwym planowaniem, umiejętnością przewidywania różnych sytuacji. To, co jest kluczowe podczas organizacji to systematyczność i cierpliwość.
Scenariusz wydarzenia
Bardzo ważne jest stworzenie harmonogramu, krok po kroku co będzie się działo w określonych jednostkach czasowych. Pozwoli to także na jasny podział obowiązków, dzięki czemu każdy z teamu będzie wiedział czym ma się zająć i usprawni to także współpracę z podwykonawcami. Stworzenie listy wpłynie na sumienniejsze realizowanie zadań.
Konkretny termin
Ogromnie istotny jest wybór terminu eventu branżowego. Wybór ten powinien uwzględniać profil i tematykę spotkania. Wiadomym faktem jest to, że w innym okresie nastąpi planowanie organizacji prasowej, a w innej poważana gala czy warsztaty. Dobierając datę wydarzenia należy wziąć pod uwagę także osoby, które chcemy na nie zaprosić oraz dokładnie przemierzyć czeluści internetowe czy wybranym czasie nie będzie odbywać się równoległe wydarzenie.
Miejsce, czyli konferencje w Krakowie, Warszawie czy Gdańsku?
Podczas organizacji eventu kluczowa jest lokalizacja. Znaczenie ma czy planowane są konferencje w Krakowie, Warszawie czy jeszcze innym miejscu w Polsce lub na świecie. Trzeba zwrócić uwagę na to, by było ono atrakcyjne pod kątem umiejscowienia, mieć ciekawy design i być dopasowane do tematyki wydarzenia. Ważne jest ustawienie sali, które dyktowane jest specyfiką eventu.
Informacja na temat wydarzenia
Następny krok to informowanie o nadchodzącym evencie. Jego planowanie powinno być oparte na kontakcie z jego uczestnikami i efektywnym kanale udostępniającym im te wiadomości. Najbardziej błyskawiczną i najtańszą formą jest Internet. Zaproszenia należy wysyłać pocztą lub mailem. W przypadku tej drugiej opcji niezbędne jest posiadanie bazy mailingowej, którą można przygotować za pośrednictwem odpowiedniego formularza.
Własna strona internetowa
Każde wydarzenie powinno posiadać odrębną witrynę internetową. Tam powinny znajdować się wszelkie bieżące informacje, formularz rejestracyjny, kwestie związane z opłatą, aktualny program czy biografie osób, które będą prelegentami podczas eventu oraz patronów całego przedsięwzięcia. To idealne miejsce do podawania wszelkich zmian.
Polish